Точний розрахунок відпускних захищає і працівника, і роботодавця: працівник отримує гроші вчасно та в повному обсязі, а роботодавець уникає штрафів і претензій. Критично правильно визначити розрахунковий період, не переплутати виплати, що включаються до середньої, і ті, що виключаються, а також врахувати особливі кейси — перехідні місяці, періоди простою, внутрішнє сумісництво та короткий стаж. Саме від цих рішень залежить середньоденний заробіток, сума відпускних і коректність податкового обліку.
Норми та формули для розрахунку
Базове правило задає Порядок №100: середню зарплату для оплати відпусток обчислюють за календарні 12 місяців, що передують місяцю відпустки, або за фактично відпрацьований коротший період. В основу кладуть суму врахованих виплат за розрахунковий період і кількість календарних днів цього періоду. Середньоденний дохід — це відношення суми виплат до календарних днів періоду без святкових і неробочих. Відпускні — добуток середньоденної на кількість календарних днів відпустки. Якщо 12 місяців немає, беруть фактично відпрацьовані повні місяці або, коли їх немає, — окладний підхід, описаний нижче.
- Середньоденна. Сума врахованих виплат за період / календарні дні періоду мінус святкові та неробочі дні.
- Відпускні. Середньоденна × кількість календарних днів відпустки.
- Коли 12 місяців відсутні. Застосовують фактично відпрацьований період із тих самих правил, а за повної відсутності виплат — розрахунок із посадового окладу.
Як визначити розрахунковий період
Якщо стаж на підприємстві перевищує рік, розрахунковий період — 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. Якщо стаж менший за рік, використовують фактично відпрацьовані повні календарні місяці. Місяць зараховують повним, якщо працівник почав роботу з першого робочого дня цього місяця — для п’ятиденки це може бути 2 чи 3 число, якщо 1 число припало на вихідний.
Якщо працівника прийнято з 2 числа, яке є першим робочим днем місяця за графіком п’ятиденного тижня, цей місяць входить до розрахункового періоду як повний. Коли немає жодного повного місяця або немає виплат у періоді — застосовують окладний підхід, описаний у спеціальному розділі нижче.
Календарні дні під час воєнного стану
Знаменник формують як загальну кількість календарних днів у розрахунковому періоді мінус святкові та неробочі дні, встановлені законодавством. У період дії воєнного стану святкові та неробочі дні не застосовуються, тому у практичних розрахунках за 2024–2025 роки їх не віднімають. Якщо у вашому періоді є лютий 2024 року, рік високосний — беріть 366 днів відповідно до фактичної календарної тривалості.
Підказка: за воєнного стану знаменник дорівнює фактичним календарним дням періоду — віднімати нічого. Перевірте, чи потрапив лютий 2024 року: тоді 366.
Які виплати входять до розрахунку
До середньої включаються всі виплати, що належать до фонду оплати праці за Порядком №100, нараховані в межах розрахункового періоду, а також суми за періоди збереження середнього заробітку. Не враховують разові соціальні та компенсаційні виплати, що не є оплатою праці. Наведені орієнтовні групи сум, які найчастіше викликають запитання на практиці.
| Включаються | Не враховуються |
|---|---|
|
|
Покроковий алгоритм нарахування відпускних
Щоб нарахувати відпускні коректно, спершу визначте період і склад виплат, а вже потім переходьте до арифметики. Один підхід застосовується для всіх видів оплачуваних відпусток, передбачених законодавством, — алгоритм незмінний за Порядком №100.
- Крок 1. Визначити розрахунковий період: 12 місяців до місяця відпустки або фактично відпрацьовані повні місяці.
- Крок 2. Порахувати календарні дні періоду, виключивши святкові та неробочі, якщо вони застосовні.
- Крок 3. Підсумувати всі виплати, що входять до середньої, у межах розрахункового періоду.
- Крок 4. Обчислити середньоденну: сума виплат / кількість календарних днів періоду.
- Крок 5. Нарахувати відпускні: середньоденна × календарні дні відпустки.
Строки виплати і оподаткування
Виплатити відпускні потрібно не пізніше ніж за три календарні дні до початку відпустки. Порушення строку ризикує штрафами та адміністративною відповідальністю, а також конфліктами з працівниками. Дата виплати не змінює середньоденну, але важлива для касової дисципліни та податкових зобов’язань.
Податкове навантаження і облік відпускних ідентичні зарплаті. Утримують ПДФО та військовий збір, нараховують ЄСВ як на зарплатні виплати. У бухобліку відпускні відносять до витрат того періоду, за який їх нараховано, із розподілом між місяцями для перехідних відпусток.
- ПДФО. 18 % утримання із суми відпускних.
- Військовий збір. 1,5 % утримання із суми відпускних.
- ЄСВ. 22 % нарахування на суму відпускних у складі фонду оплати праці.
- Податкове відображення. У місяці нарахування із помісячним розподілом перехідних сум.
Перехідні відпускні і розподіл між місяцями
Середньоденна визначається один раз за місяцем початку відпустки і застосовується до всіх календарних днів відпустки, навіть якщо вона переходить на наступний місяць. Для звітності та обліку суму розподіляють між місяцями пропорційно кількості календарних днів відпустки, що припадають на кожен місяць.
- Середня фіксується. За місяцем початку і не перераховується надалі.
- Помісячний розподіл. Пропорція за календарними днями відпустки у кожному місяці.
- Святкові дні. Під час воєнного стану не виключаються з тривалості відпустки.
Приклад. Відпустка 10 календарних днів: 6 днів у серпні, 4 — у вересні. Відпускні = середньоденна × 10. В обліку відносимо 60 % суми на серпень і 40 % — на вересень.
Як рахувати, якщо немає повних місяців
Якщо працівник не має жодного повного календарного місяця або в розрахунковому періоді відсутні виплати, середню обчислюють із встановленого посадового окладу: річний еквівалент окладу (оклад × 12) ділять на календарні дні умовного 12-місячного періоду, а далі множать на кількість календарних днів відпустки. За високосного року беруть 366, за звичайного — 365. Застосовується чинний на дату розрахунку оклад і дотримання вимоги не нижче встановленого рівня оплати праці.
Формула: Середньоденна = оклад × 12 / 365 (366). Відпускні = середньоденна × кількість календарних днів відпустки. Якщо у працівника відсутні нарахування у періоді, але є оклад, — використовуємо саме цей підхід і контролюємо, щоб розрахунок не призвів до оплати нижче встановлених державою мінімальних гарантій.
Як враховувати простій у розрахунковому періоді
Час простою не з вини працівника, оплачений у розмірі не нижче двох третин окладу, виключають із розрахункового періоду разом із відповідними сумами. Якщо простій оплачували виходячи із середнього заробітку, такі дні та виплати включаються до розрахунку. Періоди простою мають бути оформлені наказом, актами та табелюванням, щоб обґрунтувати коригування періоду.
- Виключати. З періоду і сум — простій, оплачений частково від окладу.
- Включати. Простій, оплачений за середньою заробітною платою.
- Документи. Наказ, підстава простою, табель з окремим кодом.
Внутрішнє сумісництво і окремі відпускні
Для внутрішніх сумісників відпускні нараховують окремо за основною посадою і за посадою за сумісництвом. За кожною посадою визначають власний розрахунковий період, підсумовують «свої» виплати за Порядком №100 та ведуть окреме табелювання. Формула середньої і порядок її застосування — ті самі.
- Окремий розрахунковий період. І набір виплат за кожною посадою.
- Окреме табелювання. І нарахування відпускних.
- Застосування однієї формули. Для кожної посади.
На практиці це дві паралельні суми відпускних, які виплачують в один строк та відображають у звітності роздільно за кожною позицією.
Компенсація за невикористану відпустку
Під час звільнення компенсацію за невикористану відпустку розраховують за середньою, але для днів, набутих до 31.12.2023, застосовують спеціальне правило щодо базового періоду, закладене в роз’ясненнях і практиці: беруть відповідний період, що відповідає часу набуття цих прав. Для днів, набутих після 01.01.2024, — діють стандартні 12 місяців або фактичний коротший період за Порядком №100.
Водночас для звичайної оплати відпусток, що надаються під час роботи, розрахунок середньої не розділяють на «до/після» 2024 року — працює загальне правило про 12 місяців або фактичний період, а відпускні обчислюють єдиною середньою без додаткових поділів.
Акцент: «до/після» застосовують лише для компенсації при звільненні, а не для оплати наданої відпустки.
У якій послідовності робити розрахунок
Усе зводиться до послідовності: спочатку чітко визначаємо розрахунковий період і склад виплат, що входять у середню, далі правильно рахуємо календарні дні з урахуванням воєнних винятків і множимо на фактичну тривалість відпустки. Спеціальні кейси — менше місяця, простій, сумісництво чи перехідні місяці — вирішуються тими самими правилами, лише з потрібними уточненнями.
